Trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, gần như mọi chứng từ, email và cuộc gọi với đối tác đều bằng tiếng Anh. Một chữ hiểu sai có thể thành tiền thật: nhầm demurrage với detention là trả sai phí lưu container, ghi nhầm consignee trên vận đơn là hàng không nhận được.
Bài này gom 100 thuật ngữ theo bốn nhóm công việc: vận tải và kho bãi, chứng từ, 11 điều kiện Incoterms 2020, thanh toán và các loại phí. Mỗi thuật ngữ có phiên âm giọng Anh-Mỹ, nghĩa và ví dụ ngắn. Cuối bài là mẫu câu email làm việc với đối tác nước ngoài.
Vận tải và kho bãi: 35 thuật ngữ
Các từ viết tắt như FCL, LCL, ETA, ETD thường được đọc từng chữ cái.
| Từ tiếng Anh | Phiên âm | Nghĩa tiếng Việt | Ví dụ ngắn |
|---|---|---|---|
| logistics | /loʊˈdʒɪstɪks/ | logistics, hậu cần | She works in logistics for an electronics firm. |
| supply chain | /səˈplaɪ ˌtʃeɪn/ | chuỗi cung ứng | The storm disrupted the supply chain. |
| freight | /freɪt/ | hàng vận chuyển; cước vận chuyển | Freight rates rose again this month. |
| freight forwarder | /ˈfreɪt ˌfɔːrwɚdɚ/ | công ty giao nhận | Our freight forwarder booked the space. |
| carrier | /ˈkeriɚ/ | người vận chuyển, hãng vận chuyển | The carrier is responsible during the voyage. |
| shipper | /ˈʃɪpɚ/ | người gửi hàng | The shipper's name must match the invoice. |
| consignee | /ˌkɑːnsaɪˈniː/ | người nhận hàng | Please confirm the consignee details. |
| container | /kənˈteɪnɚ/ | công-te-nơ | We need two 40-foot containers. |
| FCL (full container load) | đọc từng chữ cái: F-C-L | hàng nguyên container | This order will go as FCL. |
| LCL (less than container load) | đọc từng chữ cái: L-C-L | hàng lẻ, hàng ghép | Small orders are usually shipped LCL. |
| TEU (twenty-foot equivalent unit) | đọc từng chữ cái: T-E-U | đơn vị tương đương container 20 feet | A 40-foot container equals two TEUs. |
| port of loading (POL) | /ˌpɔːrt əv ˈloʊdɪŋ/ | cảng xếp hàng | The port of loading is Cat Lai. |
| port of discharge (POD) | /ˌpɔːrt əv ˈdɪstʃɑːrdʒ/ | cảng dỡ hàng | The port of discharge is Rotterdam. |
| transshipment | /trænsˈʃɪpmənt/ | chuyển tải | The cargo will have a transshipment in Singapore. |
| vessel | /ˈvesəl/ | tàu | The vessel departs on Friday. |
| shipping line | /ˈʃɪpɪŋ ˌlaɪn/ | hãng tàu | Which shipping line are you using? |
| sea freight | /ˈsiː ˌfreɪt/ | vận tải biển | Sea freight is cheaper but slower. |
| air freight | /ˈer ˌfreɪt/ | vận tải hàng không | Samples will go by air freight. |
| inland transport | /ˌɪnlənd ˈtrænspɔːrt/ | vận tải nội địa | Inland transport to the factory takes one day. |
| ETD (estimated time of departure) | đọc từng chữ cái: E-T-D | thời gian khởi hành dự kiến | The ETD has changed to 12 November. |
| ETA (estimated time of arrival) | đọc từng chữ cái: E-T-A | thời gian đến dự kiến | What is the ETA at Hai Phong? |
| lead time | /ˈliːd ˌtaɪm/ | thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc giao | The lead time is six weeks. |
| warehouse | /ˈwerhaʊs/ | kho hàng | The goods are stored in our warehouse. |
| bonded warehouse | /ˌbɑːndɪd ˈwerhaʊs/ | kho ngoại quan | Duty is paid when goods leave the bonded warehouse. |
| SKU (stock keeping unit) | đọc từng chữ cái: S-K-U | mã hàng lưu kho | The warehouse manages over 2,000 SKUs. |
| pallet | /ˈpælɪt/ | pa-lét | Each pallet holds 40 cartons. |
| forklift | /ˈfɔːrklɪft/ | xe nâng | Only trained staff can drive the forklift. |
| picking and packing | /ˌpɪkɪŋ ən ˈpækɪŋ/ | lấy hàng và đóng gói | Picking and packing takes place at night. |
| cross-docking | /ˈkrɑːs ˌdɑːkɪŋ/ | chuyển tải thẳng, không lưu kho | Cross-docking cuts storage costs. |
| last-mile delivery | /ˌlæst ˈmaɪl dɪˈlɪvɚi/ | giao hàng chặng cuối | Last-mile delivery is the most expensive part. |
| demurrage | /dɪˈmɝːɪdʒ/ | phí lưu container tại bãi cảng quá hạn miễn phí | We paid three days of demurrage. |
| detention | /dɪˈtenʃən/ | phí giữ container ngoài cảng quá hạn | Return the empty container to avoid detention. |
| customs clearance | /ˈkʌstəmz ˌklɪrəns/ | thông quan | Customs clearance took two days. |
| customs broker | /ˈkʌstəmz ˌbroʊkɚ/ | đại lý hải quan | Our customs broker will file the declaration. |
| HS code | đọc từng chữ cái: H-S code | mã HS (mã phân loại hàng hoá) | The HS code decides the import duty rate. |
Chứng từ xuất nhập khẩu: 28 thuật ngữ
Bộ chứng từ cơ bản của một lô hàng đường biển thường gồm hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, và tuỳ mặt hàng thêm giấy chứng nhận xuất xứ, chứng thư bảo hiểm, giấy kiểm dịch.
| Từ tiếng Anh | Phiên âm | Nghĩa tiếng Việt | Ví dụ ngắn |
|---|---|---|---|
| sales contract | /ˈseɪlz ˌkɑːntrækt/ | hợp đồng mua bán | The sales contract states the Incoterms rule. |
| purchase order (PO) | /ˈpɝːtʃəs ˌɔːrdɚ/ | đơn đặt hàng | We received the PO this morning. |
| proforma invoice | /proʊˌfɔːrmə ˈɪnvɔɪs/ | hoá đơn chiếu lệ | Please send a proforma invoice for the deposit. |
| commercial invoice | /kəˌmɝːʃəl ˈɪnvɔɪs/ | hoá đơn thương mại | The commercial invoice shows the unit price. |
| packing list | /ˈpækɪŋ ˌlɪst/ | phiếu đóng gói | The packing list gives the weight of each carton. |
| bill of lading (B/L) | /ˌbɪl əv ˈleɪdɪŋ/ | vận đơn đường biển | The B/L was issued on 5 November. |
| original B/L | /əˈrɪdʒənəl ˌbiː ˈel/ | vận đơn gốc | Three original B/Ls were sent by courier. |
| master bill of lading (MBL) | /ˌmæstɚ ˌbɪl əv ˈleɪdɪŋ/ | vận đơn chủ (hãng tàu phát hành) | The MBL shows the forwarder as shipper. |
| house bill of lading (HBL) | /ˌhaʊs ˌbɪl əv ˈleɪdɪŋ/ | vận đơn nhà (công ty giao nhận phát hành) | The HBL shows the real shipper. |
| telex release | /ˈteleks rɪˌliːs/ | điện giao hàng, nhận hàng không cần vận đơn gốc | Please arrange a telex release. |
| air waybill (AWB) | /ˌer ˈweɪbɪl/ | vận đơn hàng không | Here is the AWB number for tracking. |
| booking confirmation | /ˈbʊkɪŋ ˌkɑːnfɚˈmeɪʃən/ | xác nhận đặt chỗ | The booking confirmation shows the cut-off time. |
| shipping instructions (SI) | /ˈʃɪpɪŋ ɪnˌstrʌkʃənz/ | hướng dẫn làm vận đơn | Please submit the SI before the deadline. |
| arrival notice | /əˈraɪvəl ˌnoʊtɪs/ | thông báo hàng đến | We sent the arrival notice to the consignee. |
| delivery order (D/O) | /dɪˈlɪvɚi ˌɔːrdɚ/ | lệnh giao hàng | You need the D/O to collect the container. |
| certificate of origin (C/O) | /sɚˈtɪfɪkət əv ˈɔːrədʒɪn/ | giấy chứng nhận xuất xứ | A C/O can reduce import duty. |
| insurance certificate | /ɪnˈʃʊrəns sɚˌtɪfɪkət/ | chứng thư bảo hiểm | Under CIF, the seller provides the insurance certificate. |
| inspection certificate | /ɪnˈspekʃən sɚˌtɪfɪkət/ | chứng thư giám định | The buyer requires an inspection certificate. |
| phytosanitary certificate | /ˌfaɪtoʊˈsænəteri sɚˌtɪfɪkət/ | giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật | Fresh fruit needs a phytosanitary certificate. |
| fumigation certificate | /ˌfjuːməˈɡeɪʃən sɚˌtɪfɪkət/ | chứng thư hun trùng | Wooden pallets may need a fumigation certificate. |
| customs declaration | /ˈkʌstəmz ˌdekləˈreɪʃən/ | tờ khai hải quan | The customs declaration was filed online. |
| import license | /ˈɪmpɔːrt ˌlaɪsəns/ | giấy phép nhập khẩu | This product needs an import license. |
| dangerous goods declaration | /ˈdeɪndʒɚəs ˌɡʊdz ˌdekləˈreɪʃən/ | tờ khai hàng nguy hiểm | Batteries require a dangerous goods declaration. |
| cargo manifest | /ˈkɑːrɡoʊ ˌmænəfest/ | bản lược khai hàng hoá | The carrier submits the cargo manifest to customs. |
| VGM (verified gross mass) | đọc từng chữ cái: V-G-M | khối lượng toàn bộ container đã xác nhận | No VGM, no loading. |
| shipment | /ˈʃɪpmənt/ | lô hàng, chuyến hàng | The next shipment leaves in two weeks. |
| consignment | /kənˈsaɪnmənt/ | lô hàng gửi đi | The consignment was held at customs. |
| shipping mark | /ˈʃɪpɪŋ ˌmɑːrk/ | ký mã hiệu trên kiện hàng | Each carton must show the shipping mark. |
Incoterms 2020: đủ 11 điều kiện của ICC
Incoterms là bộ quy tắc của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phân chia nghĩa vụ, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua. Bản đang áp dụng là Incoterms 2020, gồm 11 điều kiện chia hai nhóm. Tên viết tắt ba chữ cái thường được đọc từng chữ cái.
7 điều kiện dùng cho mọi phương thức vận tải
| Mã | Tên theo ICC | Tên tiếng Việt thường dùng | Người bán giao hàng và chuyển rủi ro khi |
|---|---|---|---|
| EXW | Ex Works | Giao tại xưởng | để hàng sẵn sàng tại cơ sở của mình hoặc nơi chỉ định, chưa bốc lên phương tiện |
| FCA | Free Carrier | Giao cho người chuyên chở | giao hàng cho người chuyên chở do người mua chỉ định, tại cơ sở người bán hoặc nơi chỉ định khác |
| CPT | Carriage Paid To | Cước phí trả tới | giao hàng cho người chuyên chở; người bán trả cước tới nơi đến |
| CIP | Carriage and Insurance Paid To | Cước phí và bảo hiểm trả tới | như CPT, và người bán mua thêm bảo hiểm cho hàng |
| DAP | Delivered at Place | Giao tại nơi đến | hàng tới nơi đến, sẵn sàng để dỡ khỏi phương tiện |
| DPU | Delivered at Place Unloaded | Giao tại nơi đến đã dỡ xuống | hàng đã được dỡ xuống tại nơi đến |
| DDP | Delivered Duty Paid | Giao hàng đã nộp thuế | hàng tới nơi đến, đã làm thủ tục và nộp thuế nhập khẩu, sẵn sàng để dỡ |
4 điều kiện chỉ dùng cho vận tải đường biển và đường thuỷ nội địa
| Mã | Tên theo ICC | Tên tiếng Việt thường dùng | Người bán giao hàng và chuyển rủi ro khi |
|---|---|---|---|
| FAS | Free Alongside Ship | Giao dọc mạn tàu | đặt hàng dọc mạn tàu tại cảng xếp hàng |
| FOB | Free On Board | Giao lên tàu | hàng đã được xếp lên tàu tại cảng xếp hàng |
| CFR | Cost and Freight | Tiền hàng và cước phí | hàng đã lên tàu; người bán trả cước tới cảng đến |
| CIF | Cost Insurance and Freight | Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí | như CFR, và người bán mua thêm bảo hiểm cho hàng |
Những thay đổi chính của bản 2020 so với 2010, theo ICC:
- DAT (Delivered at Terminal) đổi thành DPU, vì nơi giao hàng không nhất thiết là bến cảng.
- Mức bảo hiểm khác nhau giữa CIF và CIP. CIF giữ mức mặc định theo Institute Cargo Clauses (C); CIP nay yêu cầu mức cao hơn, theo Institute Cargo Clauses (A) hoặc điều khoản tương đương.
- FCA cho phép vận đơn có ghi chú "đã xếp hàng lên tàu" (on-board bill of lading): hai bên có thể thoả thuận để người mua yêu cầu người chuyên chở cấp vận đơn này cho người bán.
- Quy định rõ hơn về an ninh vận tải trong các điều khoản về vận chuyển và thủ tục thông quan.
Mẹo khi viết hợp đồng: ghi đủ điều kiện, địa điểm cụ thể và phiên bản, ví dụ FOB Hai Phong Port, Vietnam, Incoterms® 2020. Chỉ ghi "FOB" mà không ghi cảng và năm là dễ phát sinh tranh chấp.
Thanh toán quốc tế và các loại phí: 26 thuật ngữ
| Từ tiếng Anh | Phiên âm | Nghĩa tiếng Việt | Ví dụ ngắn |
|---|---|---|---|
| payment terms | /ˈpeɪmənt ˌtɝːmz/ | điều khoản thanh toán | Our payment terms are 30% deposit, 70% before shipment. |
| T/T in advance | đọc: T-T in advance | chuyển tiền trả trước | New customers pay by T/T in advance. |
| balance payment | /ˈbæləns ˌpeɪmənt/ | khoản thanh toán phần còn lại | The balance payment is due against the B/L copy. |
| open account | /ˌoʊpən əˈkaʊnt/ | phương thức ghi sổ (giao hàng trước, trả tiền sau) | We trade on open account with long-term partners. |
| net 30 | /ˌnet ˈθɝːti/ | thanh toán trong vòng 30 ngày | Terms: net 30 from the invoice date. |
| CAD (cash against documents) | đọc từng chữ cái: C-A-D | trả tiền đổi chứng từ | The buyer prefers CAD to an L/C. |
| sight L/C | /ˈsaɪt ˌel ˈsiː/ | thư tín dụng trả ngay | We require an irrevocable sight L/C. |
| usance L/C | /ˈjuːzəns ˌel ˈsiː/ | thư tín dụng trả chậm | A 90-day usance L/C gives the buyer more time. |
| irrevocable | /ɪˈrevəkəbəl/ | không huỷ ngang | The L/C must be irrevocable. |
| applicant | /ˈæplɪkənt/ | người yêu cầu mở L/C (thường là người mua) | The applicant asked for an amendment. |
| beneficiary | /ˌbenəˈfɪʃieri/ | người thụ hưởng (thường là người bán) | The beneficiary presents documents to the bank. |
| negotiating bank | /nɪˈɡoʊʃieɪtɪŋ ˌbæŋk/ | ngân hàng chiết khấu chứng từ | The negotiating bank checked our documents. |
| collecting bank | /kəˈlektɪŋ ˌbæŋk/ | ngân hàng thu hộ | The collecting bank released the documents after payment. |
| remitting bank | /rɪˈmɪtɪŋ ˌbæŋk/ | ngân hàng chuyển chứng từ nhờ thu | Our bank acted as the remitting bank. |
| draft | /dræft/ | hối phiếu | A draft at 60 days sight is attached. |
| discrepancy | /dɪˈskrepənsi/ | bất hợp lệ, sai lệch chứng từ | The bank found a discrepancy in the invoice. |
| amendment | /əˈmendmənt/ | tu chỉnh (L/C, hợp đồng) | Please issue an amendment to extend the shipment date. |
| UCP 600 | đọc: U-C-P six hundred | Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ của ICC, bản 600 | This credit is subject to UCP 600. |
| freight prepaid | /ˌfreɪt ˈpriːpeɪd/ | cước trả trước (người gửi trả) | Under CIF, the B/L is marked "freight prepaid". |
| freight collect | /ˌfreɪt kəˈlekt/ | cước trả sau (người nhận trả) | Under FOB, freight is usually collect. |
| surcharge | /ˈsɝːtʃɑːrdʒ/ | phụ phí | The shipping line added a peak season surcharge. |
| THC (terminal handling charge) | đọc từng chữ cái: T-H-C | phụ phí xếp dỡ tại cảng | THC is paid at both ports. |
| BAF (bunker adjustment factor) | /ˈbʌŋkɚ əˈdʒʌstmənt ˌfæktɚ/ | phụ phí biến động giá nhiên liệu | The BAF went up with oil prices. |
| cargo insurance | /ˈkɑːrɡoʊ ɪnˌʃʊrəns/ | bảo hiểm hàng hoá | Under FOB, the buyer arranges cargo insurance. |
| import duty | /ˈɪmpɔːrt ˌduːti/ | thuế nhập khẩu | Import duty is calculated on the customs value. |
| VAT (value-added tax) | đọc từng chữ cái: V-A-T | thuế giá trị gia tăng | Import VAT is paid at customs. |
Email làm việc với đối tác nước ngoài
Email trong ngành này cần ngắn, có số liệu cụ thể (số booking, số container, ngày) và nói rõ bạn cần đối tác làm gì. Dưới đây là một email mẫu do Clever Academy biên soạn để minh hoạ, báo tàu trễ cho khách hàng:
Subject: Booking ABC123 – revised ETD
Dear Ms. Tanaka,
I'm writing to let you know that the vessel for booking ABC123 has been delayed. The shipping line has revised the ETD from 10 November to 13 November, and the new ETA at Yokohama is 20 November.
Your cargo is already at the terminal, and the VGM has been submitted, so no action is needed on your side. We will send the draft B/L for your approval by tomorrow.
We apologize for the inconvenience. Please let me know if this change affects your production schedule.
Best regards,
Linh Tran
Các mẫu câu hay dùng:
- Please find attached the commercial invoice and packing list. Gửi kèm hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói.
- Could you confirm the consignee details before we issue the B/L? Anh/chị xác nhận thông tin người nhận hàng trước khi chúng tôi phát hành vận đơn được không?
- Please check the draft B/L and revert by 3 p.m. today. Vui lòng kiểm tra bản nháp vận đơn và phản hồi trước 15 giờ hôm nay.
- The cargo has been loaded on board. Hàng đã được xếp lên tàu.
- We would like to request a quotation for one 40' container from Ho Chi Minh City to Los Angeles. Chúng tôi muốn xin báo giá một container 40 feet từ TP.HCM đi Los Angeles.
- The shipment is on hold due to a discrepancy in the documents. Lô hàng đang bị giữ do chứng từ có sai lệch.
- Kindly arrange the balance payment so that we can release the original B/L. Vui lòng thanh toán phần còn lại để chúng tôi giao vận đơn gốc.
Lưu ý: revert theo nghĩa "phản hồi" phổ biến trong email kinh doanh ở châu Á nhưng có thể lạ với người Anh-Mỹ. Viết cho đối tác Âu Mỹ, dùng reply hoặc get back to me an toàn hơn.
Nguồn
- Incoterms® 2020 — International Chamber of Commerce (ICC)
- Know Your Incoterms — International Trade Administration, U.S. Department of Commerce
Tên và cách chia nhóm 11 điều kiện Incoterms 2020 cùng các thay đổi so với bản 2010 lấy từ ICC và International Trade Administration, tra ngày 25/9/2026. Tên tiếng Việt của các điều kiện là cách gọi phổ biến trong ngành, không phải bản dịch chính thức của ICC.
