Chính sách bảo lưu & hoàn phí

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho các yêu cầu phát sinh sau khi học viên đã đăng ký và thanh toán học phí, bao gồm: bảo lưu khóa học, chuyển lớp, chuyển gói học, hủy đăng ký và hoàn phí.

Trường hợp thỏa thuận đào tạo đã ký có điều khoản riêng, nội dung trong thỏa thuận được ưu tiên áp dụng.

2. Bảo lưu khóa học

• Học viên gửi yêu cầu bảo lưu kèm lý do và thời gian dự kiến bắt đầu — kết thúc bảo lưu.
• Yêu cầu được bộ phận học vụ xem xét và phê duyệt; kết quả được phản hồi bằng văn bản.
• Khi được duyệt, phần học phí tương ứng số giờ chưa học được giữ nguyên và tiếp tục sử dụng khi học viên quay lại.
• Học viên chủ động liên hệ để xếp lịch học lại trước khi kết thúc thời gian bảo lưu.

3. Chuyển lớp & chuyển gói học

• Học viên có thể yêu cầu chuyển sang lớp khác hoặc gói học khác phù hợp hơn với mục tiêu và lịch cá nhân.
• Yêu cầu được xét duyệt căn cứ tình trạng lớp đích, giáo viên và tiến độ hiện tại của học viên.
• Nếu học phí gói mới cao hơn, học viên bù phần chênh lệch; nếu thấp hơn, phần chênh lệch được xử lý theo hướng bảo lưu hoặc hoàn phí theo mục 5.

4. Hủy đăng ký

• Học viên có thể yêu cầu hủy đăng ký khi không còn nhu cầu tham gia khóa học.
• Yêu cầu hủy được lập hồ sơ, xét duyệt và phản hồi bằng văn bản. Học phí tương ứng phần chưa học được xử lý theo mục 5.
• Với khóa chưa bắt đầu và chưa sử dụng học liệu, học phí đã đóng được hoàn theo nguyên tắc tại mục 5.

5. Nguyên tắc hoàn phí

• Số tiền hoàn = học phí đã thanh toán − giá trị số giờ/buổi đã học − các khoản khấu trừ hợp lệ (nếu có) được thống nhất tại thời điểm duyệt.
• Với lớp 1 kèm 1, số giờ đã học được tính theo đơn giá mỗi giờ ghi trong thỏa thuận đào tạo.
• Các khoản do bên thứ ba thu (lệ phí thi chính thức, phí hồ sơ của trường, phí ngân hàng…) và ưu đãi đã sử dụng được xem xét khi xác định số tiền hoàn.
• Tiền hoàn được chi trả cho đúng người đã thanh toán, ưu tiên theo kênh thanh toán ban đầu.

6. Quy trình & thời hạn

1. Gửi yêu cầu: học viên/phụ huynh gửi yêu cầu qua hotline 097 586 1994, email info@cleveracademy.vn hoặc trực tiếp tại cơ sở đào tạo, trong vòng 7 ngày kể từ khi phát sinh sự việc.
2. Tiếp nhận & lập hồ sơ: Clever Academy ghi nhận yêu cầu vào hệ thống, xác nhận đã tiếp nhận và đối chiếu tiến độ học, chứng từ thanh toán.
3. Xét duyệt: bộ phận học vụ và kế toán xem xét, xác định số tiền hoàn (nếu có) và thông báo kết quả bằng văn bản cho học viên.
4. Chi hoàn: sau khi hai bên xác nhận số tiền, Clever Academy chi hoàn trong vòng 15 ngày làm việc.

Toàn bộ yêu cầu và kết quả xử lý được lưu vết trong hệ thống quản lý học vụ, học viên tra cứu được qua cổng học viên.

7. Trường hợp do Clever Academy

Nếu Clever Academy không thể tiếp tục cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận (ví dụ không bố trí được giáo viên phù hợp), chúng tôi ưu tiên đề xuất phương án thay thế mà học viên đồng ý. Nếu không có phương án phù hợp, học phí tương ứng phần chưa học được hoàn đầy đủ, không áp dụng khấu trừ.

8. Bất khả kháng

Trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật (thiên tai, dịch bệnh, quyết định của cơ quan nhà nước…), hai bên cùng thỏa thuận phương án phù hợp: chuyển hình thức học, bảo lưu hoặc xử lý học phí phần chưa học theo nguyên tắc tại mục 5.